Huishoudelijk reglement

Hieronder treft u de doorlopende tekst aan van het nog door de Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland goed te keuren huishoudelijk reglement van onze rasvereniging Drentsche Patrijshonden Club Nederland zoals in concept vastgesteld in onze Algemene ledenvergadering van Drentsche Patrijshonden Club Nederland in Woudenberg op 02 juli 2014

Artikel 1. toelating leden
Zij die iemand als lid van de vereniging wensen voor te stellen vermelden bij hun schriftelijk voorstel de naam, het adres, de postcode, de woonplaats en een kort curriculum vitae van de voorgestelde persoon.

Artikel 2: voorzitter
De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen waarin hij de volgorde van de te behandelen zaken in de vergadering regelt. Tevens zorgt hij voor de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen. Bij ontstentenis van de voorzitter en diens plaatsvervanger voorziet de vergadering in zijn voorzitter.

Artikel 3: secretaris
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en bewaart kopieën hiervan. Hij, of een door het bestuur aan te wijzen notulist, maakt van het verhandelde in bestuurs- en ledenvergadering notulen op, die door de voorzitter en de secretaris na goedkeuring worden ondertekend. De secretaris houdt een presentielijst der aanwezige leden op vergaderingen bij. Ieder van de aanwezige leden op vergaderingen is verplicht deze te tekenen. De secretaris zorgt voor de verzending van alle oproepingen voor alle bestuur- en ledenvergaderingen en kan een introductielijst bijhouden, waarop de introducé en het introducerende lid dan verplicht zijn te tekenen. Jaarlijks stelt hij een verslag samen betreffende de verrichte activiteiten der verenigingsjaar in het betreffende kalenderjaar. Het verslag wordt na goedkeuring door en namens het bestuur in de jaarlijkse algemene ledenvergadering aan de orde gesteld. De secretaris heeft de verantwoordelijkheid, de zorg en het beheer over de verenigingsarchieven. Bij ontstentenis van de secretaris treedt zijn plaatsvervanger als zodanig op.

Artikel 4: penningmeester
1.De penningmeester is tegenover het bestuur verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van het verenigingsjaar. De invordering van de contributies en eventuele andere inkomsten is aan hem opgedragen. Bij ontstentenis van de penningmeester worden zijn taken waargenomen door een tweede penningmeester of een daartoe aangewezen ander bestuurslid. Voor het aangaan van verbintenissen of het doen van uitgaven, waarvan de waarde een door het bestuur vast te stellen som te boven gaat, behoeft de penningmeester goedkeuring van het bestuur. Hij is belast met behoorlijke verzorging van de boekhouding en behoorlijk beheer van de geldmiddelen van het verenigingsjaar en brengt jaarlijks, namens het bestuur, verslag uit over de financiële toestand. Hij legt op de jaarvergadering, namens het bestuur, een begroting ter vaststelling voor. Hij legt ter jaarvergadering namens het bestuur volledige rekening en verantwoording af over de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen jaar. Het schriftelijk verslag en advies van de financiële commissie en de goedkeuring van de algemene ledenvergadering wordt beschouwd als decharge van de penningmeester over het afgelopen jaar gevoerde beheer. De financiële commissie voert naar eigen inzicht, doch minimaal twee maal per kalenderjaar, een controle uit en ziet toe op het ordentelijk beheer van de boekhouding en administratie. De ledenadministratie valt onder verantwoording de penningmeester.
2. De financiële commissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en de waarden aan zijn opvolger overdraagt.

Artikel 5: correspondentie
Alle stukken van de vereniging of van het bestuur uitgaande, worden door de secretaris ondertekend, voor zover niet rechtens anders mocht zijn vereist. Hierop is uitgezonderd de financiële correspondentie, die door de penningmeester ondertekend wordt, alsmede de eigen correspondentie van de door het bestuur ingestelde commissies.

Artikel 6: commissies
1.Het bestuur is bevoegd tot het instellen van commissies of tot het samenwerken met andere verenigingen te participeren in commissies. Bij deze commissies kan een lid van het bestuur vertegenwoordigd te zijn. Welke bestuursleden zitting hebben in commissies wordt jaarlijks aan de algemene ledenvergadering medegedeeld.

2. Het bestuur stelt de volgende vaste commissies in:
a. Fokkerij Commissie
b. Communicatie Commissie
c. Activiteiten Commissie
d. De Financiele Commissie
De samenstelling, taken en werkwijzen van de vaste commissies zijn in de overeenkomstige reglementen voor de commissies vastgesteld.

Artikel 7: beëindiging functie
Bestuursleden en andere functionarissen (zoals commissieleden) zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie alle onder hen berustende verenigingsstukken, die zij uit hoofde van hun functie hebben ontvangen en/of opgesteld, gelijktijdig, doch uiterlijk binnen een termijn van twee weken, aan een van de overblijvende of opvolgende bestuur- of commissieleden over te dragen.

Artikel 8: bestuursbesluit
In bestuursvergaderingen kunnen slechts besluiten worden genomen indien meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is. In spoedeisende gevallen neemt het dagelijks bestuur alle noodzakelijke beslissingen onder de verplichting om tijdens de eerstvolgende vergadering van het voltallige bestuur verantwoording te doen.

Artikel 9: contributie
De contributie dient jaarlijks vóór 1 maart op een door het bestuur te bepalen wijze te worden voldaan. Achterstallige betalingsverplichtingen worden verhoogd met administratiekosten. Nieuwe leden zijn gehouden tot het betalen van een bijdrage voor administratiekosten. De hoogte van dit bedrag wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 10: opzegging c.q. ontzetting lidmaatschap
Het bestuur heeft het recht een lid, na twee aanmaningen wegens niet betaalde contributies, het lidmaatschap op te zeggen. Het lid kan pas weer als lid van de vereniging worden toegelaten, wanneer de achterstallige bedragen en de voor de aanmaning gemaakte kosten zijn voldaan.
Tot ontzetting uit het lidmaatschap, waartoe op schriftelijk voorstel van het bestuur of van tenminste tien leden op de algemene ledenvergadering is besloten, wordt niet overgegaan voordat het betrokken lid gelegenheid is gegeven zich in een bestuursvergadering, in tegenwoordigheid van de voorstellers, te verdedigen. Het daartoe strekkende besluit vereist een tweederde meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; bij dit besluit wordt tevens bepaald of publicatie in de kynologische bladen al dan niet zal plaatsvinden. Elk royement dient binnen 8 dagen aan de Raad van Beheer te worden doorgegeven.

Artikel 11: aanspraak (ex-)leden
Leden, en zij die hebben opgehouden lid te zijn van de vereniging, kunnen nimmer enige aanspraak op haar bezittingen maken.

Artikel 12: agendapunten vergaderingen
1.De algemene vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
2. Van brieven die aan de algemene vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende algemene ledenvergadering bij de behandeling van het agendapunt ‘’ingekomen stukken’’ mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden.
3.Ieder lid kan ter vergadering over een agendapunt niet vaker dan twee maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of de algemene vergadering.
4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of van een agendapunt.
5. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging, indien het door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
6. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is. Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door tenminste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur wordt gevraagd iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dat beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende algemene ledenvergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
9. Ieder stemgerechtigd lid dat een bepaald onderwerp in een bestuursvergadering besproken wenst te zien, kan tenminste twee weken voor die bestuursvergadering schriftelijk en gemotiveerd het betreffende onderwerp ter bespreking brengen.
10. Ieder stemgerechtigd lid kan zes weken voor de algemene ledenvergadering een agendapunt indienen.

Artikel 13: introducé
Ieder lid en erelid heeft de mogelijkheid een persoon te introduceren bij vergaderingen en bijeenkomsten na goedkeuring van de voorzitter. Hij, die gebruik maakt van deze mogelijkheid, kan verplicht worden met de introducé te tekenen op een introductielijst en neemt alle verplichtingen van de introducé als eigen verplichtingen op zich. Geroyeerde leden en afgewezen kandidaatsleden kunnen niet worden geïntroduceerd.

Artikel 14: Clubblad Drentenvrienden
Drentenvrienden is het officiële orgaan van Drentsche Patrijshonden Club Nederland Het wordt uitgegeven door de communicatiecommissie en valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Alle leden hebben het recht de nieuwsbrief te ontvangen.

Artikel 15: overige reglementen
De algemene ledenvergadering kan reglementen vaststellen ter regeling van bijzondere onderwerpen, zoals het binnen de vereniging te voeren fokbeleid. Een bijzonder reglement kan worden vastgesteld op voordracht van het bestuur of van tien leden.

Artikel 16: publiciteit
1.Het is leden niet toegestaan in de media gebruik te maken van de naam en/of het logo van de Drentsche Patrijshonden Club Nederland zonder schriftelijke toestemming van het bestuur.
2. De leden zijn niet bevoegd tegenover derden de indruk te wekken dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uit maken van het bestuur dan wel door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie gemachtigd zijn.

Artikel 17: wijziging huishoudelijk reglement
Tot wijziging van dit reglement kan alleen worden besloten in een algemene ledenvergadering of buitengewone ledenvergadering met tenminste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen. Wijziging geschiedt slechts na goedkeuring van de Raad van Beheer.

Artikel 18: onvoorziene omstandigheden
In alle gevallen waarin de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement of eventuele andere reglementen niet voorzien of bij enig geschil omtrent de toepassing van het bepaalde in dit reglement beslist in spoedeisende gevallen het bestuur, in andere gevallen de algemene ledenvergadering.

Artikel 19: gedragscode
Ieder lid dient zich te conformeren aan de doelstellingen van de Drentsche Patrijshonden Club Nederland en zal de vereniging noch de bij haar aangesloten leden noch verbaal, noch schriftelijk, waaronder tevens begrepen e-mail, fora e.d. in diskrediet brengen. Het bestuur is gerechtigd daartoe passende maatregelen te nemen.

Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de Drentsche Patrijshonden Club Nederland op 02 juli 2014 te Woudenberg

Namens deze,

J.H. Kamperman, Voorzitter en M. Oudes, Secretaris